Embora o setor de franquias, assim como a maioria dos setores da economia, tenha sido bastante afetado pela pandemia, o franchising mostrou ampla recuperação e em 2023 está apresentando resultados bastante positivos. Dados da Associação Brasileira de Franchising (ABF) mostram que neste segundo trimestre, o faturamento cresceu 12,9% e somou 2,5% a mais de operações, quando comparado ao segundo trimestre de 2022.

O setor segue em desenvolvimento, com saldo bastante positivo entre a abertura e fechamento de unidades

Com a expansão de uma rede de franquias, surgem novos desafios, como o de manter o controle e os padrões dos processos que garantem a excelência das operações. Para o sucesso da rede, a franqueadora precisa de um conjunto de atividades funcionando em harmonia.

É esta sequência de atividades que transformam entradas em saídas com determinado objetivo, contribuindo para o bom funcionamento da rede como um todo: os processos.

Eles são aplicados nas diversas áreas da franqueadora para que a rede garanta padronização e qualidade exigidas no franchising. Podendo ir desde a validação do modelo de negócio e formatação para o modelo de franquia – que a franqueadora precisa fazer a gestão da operação a partir dos processos, e da captação de franqueados para vender a sua marca, até o relacionamento com o cliente consumidor do seu produto/ serviço.

Para atender a todas essas demandas, a franqueadora precisa estar preparada e ter seu fluxo operacional otimizado. Nesse sentido, implantar a gestão por processos passa a ser uma estratégia essencial. Para que isso ocorra numa rede de franquias, a gestão da franqueadora além de vender o negócio para o franqueado, deve ajudá-lo a operar, com um suporte contínuo para garantir o sucesso da rede e proteção da sua marca.

Para o sucesso dessa prática é fundamental que ela esteja apoiada na documentação, padronização e controle dos processos.

Continue conosco! Neste texto vamos abordar sobre a importância dos processos no franchising, a sequência lógica dos processos e como as melhores ferramentas podem ajudar as operações.

Você verá neste artigo:

A importância dos processos para atingir a excelência operacional da rede
Etapas que compõem a estruturação e manutenção dos processos no franchising
A tecnologia como uma aliada na padronização dos processos das redes de franquias

Boa leitura!

A importância dos processos para atingir a excelência operacional da rede

São os padrões operacionais estabelecidos pela franqueadora que garantem a identidade da marca, a qualidade dos produtos ou serviços e a experiência do cliente em todas as unidades.

A manutenção dos padrões de um modelo de negócio é um dos principais desafios do franchising. Assim, o gerenciamento dos processos que envolvem as diversas áreas da franqueadora, como Marketing, Treinamento e Operações, entre outras, têm um papel fundamental nas estratégias da franqueadora.

Para compreendermos sua importância, devemos entender que os processos são basicamente a maneira que as coisas ocorrem dentro de uma empresa. Em outras palavras, correspondem a todas as atividades e tarefas essenciais para o funcionamento da organização e que devem ser seguidas por todos.

No franchising, os processos garantem que as operações tenham as mesmas normas e padrões estabelecidos pela franqueadora, com o objetivo de proporcionar as mesmas experiências para todos os clientes de uma marca, com um modelo de negócio testado e replicado para operar de acordo com for estabelecido.

Mas não para por aí, com a organização das tarefas da rede em uma ordem lógica e sequencial, seus benefícios ainda envolvem maior eficiência operacional, com mais acertos operacionais e consequente maior produtividade das equipes. Além disso, permite à franqueadora ter o controle sobre toda a rede, gerenciando a execução das atividades e tendo uma visão holística sobre suas operações, ajudando a fazer os ajustes que forem necessários para alcançar a excelência operacional da rede.

Etapas que compõem a estruturação e manutenção dos processos no franchising

Como sempre citamos em nossos textos, toda rede de franquias tem suas particularidades, e não é igual a outra, por este motivo não há uma “regra universal” sobre como as coisas devem ser feitas por cada marca. E com a estruturação dos processos não é diferente. Não há uma “fórmula” que seja melhor ou que vá gerar mais valor à sua rede.

No entanto, existem algumas etapas que precisam ser cumpridas para arquitetar as atividades que serão executadas durante as operações da rede. Geralmente, elas têm como base estes três fatores:

I- Documentação dos processos: com todas as rotinas operacionais das diversas áreas da rede;

II- Padronização dos processos: operar respaldado por práticas já testadas e validadas;

III- Treinamento das equipes: transmitir todo o conhecimento sobre a realização dos processos.

Portanto, a importância dos processos deve-se ao fato que é a partir deles que se busca atingir algo no sistema de franquias. Estes fatores são meios dependentes de uma sequência lógica para se alcançar os objetivos da rede, da documentação que permite a padronização, e que possibilita a manutenção dos padrões operacionais através dos treinamentos, que facilitam a execução nas unidades.

Vale ressaltar que estas etapas básicas são responsáveis pelo que vem na sequência e é de extrema importância na gestão da franqueadora, pois elas são responsáveis pelos acertos operacionais esperados com redução de falhas e retrabalhos, proporciona maior produtividade e qualidade na rede.

Consequentemente, há maior facilidade na replicação do modelo de negócio e crescimento da rede, conformidade das normas e padrões operacionais e a excelência da operação, que um dos objetivos de toda franqueadora.

Veja mais neste artigo: Os manuais e sua importância na padronização de uma rede de franquias

Com a sequência que acabamos de ver, vamos detalhar algumas ações e consequências de uma estrutura de processos bem definidos:

a) Manutenção dos padrões e da cultura organizacional: para os gestores que têm o desafio constante de administrar uma empresa, reconhecer a cultura organizacional pode ajudar de várias formas a manter os padrões estabelecidos. E isso está muito além de apenas divulgar a missão, visão e valores da marca, deve-se incluir também uma política de boa Comunicação Interna e desenvolvimento do Endomarketing.

b) Acertos operacionais: com os conhecimentos necessários recebidos e informações disponíveis, a tendência é que se tenha uma redução significativa na quantidade de erros operacionais, o que, consequentemente, resulta em menor ocorrência de retrabalhos.

c) Produtividade: com mais acertos operacionais, também se ganha maior produtividade, com as equipes conseguindo fazer mais e melhor em um mesmo período com os mesmos recursos.

d) Qualidade na execução de processos: com todas as etapas importantes e necessárias dos processos compartilhadas, fica muito mais fácil para os franqueados e suas equipes conhecerem e consultarem as melhores práticas, melhorando assim sua qualidade na execução desses processos e suas entregas para os clientes.

e) Crescimento: quando se tem todos os processos bem definidos e estruturados, a rede também ganha maior facilidade na replicação do modelo de negócio, o que ajuda a atrair mais interessados qualificados para atuar com a sua marca, bem como agiliza o seu processo de adaptação, já podendo operar imediatamente.

f) Conformidade com a regulamentação vigente: garantir que todos estejam em conformidade com a regulamentação é vital para a rede. Por isso, todos precisam estar a par das normas e padrões da rede.

g) Excelência da Operação: no mundo dos negócios, é comum que muitos gestores priorizem as métricas que envolvam as vendas em si. Porém, esta visão limitada, pode impedir de que vejam outros fatores que levam ao sucesso das vendas. Um deles está na busca constante da excelência das operações, se empenhando em encontrar

os melhores métodos para direcionar os esforços dos franqueados para a realização das melhores práticas operacionais.

Você também pode se interessar pelos Programas de Excelência (PEX). Leia nosso artigo completo aqui.

Como podemos notar, cada um desses tópicos citados está diretamente ligado uns aos outros. Veja:

É a documentação dos processos que permite a sua padronização, possibilitando a manutenção dos padrões e da cultura organizacional, que por sua vez facilita a execução dos treinamentos. São estes que aumentam a taxa de acertos operacionais, proporcionando maior produtividade, qualidade na execução dos processos, crescimento da rede e conformidade com a regulamentação vigente. E tudo isso leva a marca para o caminho da excelência operacional.

Este é um ciclo muito positivo para toda rede de franquias e que merece a atenção da franqueadora para o seu bom funcionamento. Para ter êxito com a execução dos processos, as ferramentas certas e próprias para o franchising são a solução. Saiba mais a seguir.

A tecnologia como uma aliada na padronização dos processos da rede

Apesar de ser uma tarefa comum a todas as franqueadoras, independentemente do segmento ou tempo de atividade, a padronização dos processos pode se transformar em uma significativa vantagem competitiva para a marca, tendo em vista o grande desafio que é manter esse alinhamento a longo prazo. Por esta razão, é importante que a franqueadora esteja atenta às tendências tecnológicas e invistam em ferramentas que otimizem seus processos.

Somos únicos no que fazemos para gestão da sua rede de franquias

Atualmente, a tecnologia já desempenha um papel fundamental para uma gestão eficiente de redes de franquias, tanto que você provavelmente faz uso de algumas delas no seu dia a dia operacional. Com o avanço das soluções tecnológicas e a maior necessidade de ter suas exigências atendidas, soluções próprias para o franchising se tornam cada vez mais relevantes em um mercado tão competitivo como é o varejo brasileiro.

Isso se deve ao fato que, além de serem desenvolvidas por quem realmente entende da dinâmica do sistema de franquias, atendem as demandas específicas das franqueadoras e seus franqueados – que são diferentes daquelas de outros varejistas. Com elas, a franqueadora tem acesso a diversas ferramentas para centralizar e otimizar processos, melhorando o desempenho de suas equipes, unidades e da própria rede como um todo, além de agilizar a execução de tarefas, diminuir a quantidade de falhas/ retrabalho e coletar informações que possam ser úteis para a melhoria contínua dos processos e do suporte operacional.

Entre as principais soluções que a tecnologia proporciona, podemos citar:

Portal de Comunicação

Ter um portal próprio de comunicação com a identidade da marca é uma forma eficiente para o compartilhamento de informações fundamentais para a manutenção dos padrões a longo prazo. Com esta solução, é possível centralizar todos os documentos mais relevantes da rede, como por exemplo:

– Regras de negócio;

– Métodos e processos;

– Planejamento estratégico;

– Normas e conduta;

– Políticas comerciais;

– Documentação comercial, financeira e administrativa;

– Peças de comunicação e marketing.

Além disso, no franchising, as orientações precisam chegar rapidamente a todos os interessados, e um Portal de Comunicação é capaz de superar inúmeras barreiras, Com ele dá para disponibilizar uma Central de Atendimento ao Franqueado com registro das demandas para acompanhar a resolução de problemas e solicitações dos franqueados, manter e distribuir conteúdos para toda rede, como manuais, e materiais customizados de campanhas e treinamentos para as equipes.

Saiba mais sobre o Portal de Comunicação neste nosso outro artigo aqui.

Checklist/ Auditorias

Para o sucesso da replicação no franchising, é fundamental que a franqueadora tenha não só meios de comunicação próprios para compartilhar todo o seu know-how com os franqueados, como também ter métodos para acompanhar o desempenho deles e monitorar a aplicação de seus padrões operacionais.

Nesse cenário, a aplicação de Checklists e Auditorias cumprem muito bem com esse papel. Nelas, estão todos os itens fundamentais que precisam ser executados ou verificados em todos os processos do dia a dia de uma rede de franquias, desde questões visuais da loja – auditorias de Visual Merchandising, até questões “invisíveis” ao público, como manutenção de equipamentos e organização dos estoques.

A partir deste acompanhamento, a franqueadora consegue obter insights e soluções rápidas que podem ser utilizadas para a melhoria de processos nas unidades. Tudo isso, com um ambiente personalizável (a marca escolhe quais itens irão compor ser checklist) e sem ter que depender só da atuação do Consultor de Campo presencialmente na unidade.

Veja mais em: Checklist: a ferramenta para manter os padrões das franquias e garantir a melhor experiência do cliente na loja

Treinamentos EAD

Investir em treinamentos é fundamental nas redes de franquias. Isso porque eles são uma maneira eficiente para a transferência de know-how da franqueadora, garantindo assim que as equipes e franqueados saibam exatamente o como fazer cada procedimento operacional das unidades, do atendimento ao cliente, ao manuseio de equipamentos e modo de preparo, a explicações técnicas dos produtos.

Com as ferramentas certas, pode-se fazer estes treinamentos e compartilhar os materiais em uma plataforma online, na qual a franqueadora tem total controle sobre o andamento das atividades individualmente, além de possibilitar a avaliação, assim como facilitar a atualização das informações que precisam ser compartilhadas na rede.

Você também pode se interessar por: Treinamento em Redes de Franquias: um dos pilares do franchising para você começar a fazer hoje mesmo!

Expansão/ Workflow

Um dos objetivos do modelo de negócio de toda franqueadora é a expansão de sua rede. Para isso, o uso de uma avançada plataforma desenvolvida para o franchising, a franqueadora poderá atrair interessados, conquistar os melhores candidatos, gerenciar os projetos de abertura de loja e começar a operar rapidamente. Nesse ponto, a agilidade é mais uma vez um fator-chave no acompanhamento deste processo.

As melhores soluções para impulsionar a gestão de processos das redes de franquias

Neste artigo, exploramos a importância dos processos no franchising, o seu papel nas diversas áreas da franqueadora para que a marca garanta padronização e qualidade exigidas no setor.

Além disso, também buscamos explorar a complexidade dos processos, visto que são muitas as etapas envolvidas e uma está diretamente ligada a outra, tendo uma ordem que deve ser respeitada, onde todas são igualmente importantes para o sucesso da boa gestão das operações por parte da franqueadora.

Com as ferramentas certas, desenvolvidas para o franchising, é possível apoiar o dia a dia do franqueado e oferecer um suporte adequado, além de ter a gestão da rede em todos os seus momentos e necessidades.

Entre as soluções que apenas uma empresa especialista no sistema de franquias pode oferecer, gerencie, opere, organize e relacione-se com toda a rede em uma única e avançada plataforma com o software de gestão da franqueadora.

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